همین الان ببین : فیلم آموزشی نرم افزار اکسس Access 👇🏻
معرفی نرم افزار مایکروسافت اکسس Access
در معرفی ارائه شده برای نرم افزار اکسس ، آن را خواهر بزرگ تر اما باهوش تر نرم افزار اکسل معرفی می کنند.
این معرفی از این جهت است که همیشه به نظر می رسد نرم افزار اکسس ، راه حل هوشمندانه تر و بهتری نسبت به اکسل ارائه می دهد که در بسیاری از موارد این گفته حقیقت دارد.
نرم افزار مایکروسافت اکسس مزیت هایی بسیار فراتر از یک نرم افزار صفحه گسترده ساده دارد.
نرم افزار مایکروسافت Access برنامه ای پرکاربرد است که به کاربران امکان :
- تجزیه و تحلیل سریع تر
- استخراج بهتر داده ها
- به اشتراک گذاری راحت تر و سریع تر داده ها
را به عنوان اطلاعاتی قابل استناد و قابل استفاده را می دهد.
در واقع نرم افزار مایکروسافت اکسس یک ابزار مدیریت اطلاعات یا یک پایگاه داده رابطه ای است که به کاربران کمک می کند تا :
- اطلاعات و داده های مد نظر خود را در این برنامه به عنوان یک منبع مرجع ذخیره کند
- و در اکسس گزارش ها و داده ها را تجزیه و تحلیل کنند.
مقایسه کارایی و استفاده از نرم افزار اکسس با نرم افزار اکسل
اما چرا برای معرفی نرم افزار مایکروسافت Access ، از مقایسه آن با اکسل شروع کردیم؟
دلیل آن تفاوت ها و شباهت هایی است که این برنامه ها با هم دارند. نرم افزار اکسل یک برنامه صفحه گسترده ساده است که ابزار فوق العاده ای برای نگهداری و محاسبه مجموعه های اطلاعاتی کوچک است. استفاده از اکسل بسیار راحت تر است و کارایی آن قابل درک تر است.
در مقایسه با اکسل اما، یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار اکسس بسیار پیچیده تر است و به زمان بیش تری نیاز دارد. در نرم افزار اکسل می توان داده ها را به راحتی وارد و مرتب کرد و سریعا آن را فیلتر و قالب بندی کرد.
خواندن این مقاله : معرفی نرم افزار اکسل و کاربرد های آن + فیلم آموزشی را به شما پیشنهاد میکنیم
نکته مهم برای نرم افزار اکسس Access
اما نکته قابل توجه این جاست که استفاده از این نرم افزار برای یک بار تجزیه و تحلیل ایده آل است . اما با رشد و تکامل داده ها، در طول زمان کار با آن ها مشکل ساز می شود. در این زمان امکان خطا بسیار زیاد است . و به راحتی ممکن است تجزیه و تحلیل ها و گزارش ها دچار اشتباه شده و همین امر به شدت چالش برانگیز شود.
این جاست که نرم افزار مایکروسافت Access می تواند وارد عمل شود و تمام نقطه ضعف های اکسل را بپوشاند.
نرم افزار Access به خوبی می تواند بر محدودیت هایی که هنگام مدیریت حجم بالایی از اطلاعات در اکسل یا سایر برنامه های صفحه گسترده وجود دارد . غلبه کرده و مشکلات و چالش های اکسل را نداشته باشد. از این رو می توان گفت که اکسس می تواند راه حل بهتری نسبت به نرم افزار اکسل باشد.
نرم افزار مایکروسافت Access چه مزیت ها و کارایی هایی دارد؟
همان طور که گفته شد، نرم افزار اکسس می تواند طیف گسترده ای از قابلیت ها را در اختیار کاربران قرار داده و استفاده از آن در زمینه های متعددی می تواند مزیت های بسیار زیادی داشته باشد. این برنامه به کاربران این امکان را می دهد تا از اطلاعاتی که در دست دارند، حداکثر استفاده را ببرند.
برای این کار حتی الزاما نیازی نیست که افراد متخصص پایگاه داده نیز باشند. با کمک نرم افزار مایکروسافت Access می توان قدرت داده ها را نیز افزایش داد و ردیابی، گزارش و به اشتراک گذاری آن ها با دیگران را راحت تر و آسان تر کرد.
نرم افزار Access می تواند هم در ابعاد و مقیاس های شخصی برای کنترل و ذخیره داده ها و هم در ابعاد و مقیاس های بسیار گسترده و بزرگ مانند شرکت ها و سازمان ها، کارایی داشته باشد. در ادامه به چند مزیت عمده کار با اکسس اشاره می کنیم.
کاربرد نرم افزار اکسس برای ایجاد پایگاه های داده بزرگ
در اصل کاربرد عمده نرم افزار مایکروسافت Access برای ایجاد پایگاه های داده بسیار بزرگ است. یک پایگاه داده بزرگ متشکل از :
- مجموعه بزرگی از اعداد
- ارقام
- اطلاعات
- متون و گزارش ها
و … است. هر گونه اطلاعات حساب و سوابق و گزارش های مالی را می توان در قالب یک پایگاه داده بزرگ ذخیره سازی کرد.
ایجاد این پایگاه های داده بسیار بزرگ خصوصا برای سازمان ها و شرکت های بزرگی همچون بانک ها و ادارات دولتی مانند اداره مالیات ضرورت زیادی دارد.
از طرفی می توان این پایگاه های داده را در نرم افزار Access به صورت جدول هم ایجاد کرد.
برای شرکت هایی که در حوزه واردات و صادرات فعالیت دارند استفاده از یک پایگاه داده بزرگ در قالب جداول متعدد برای ثبت و پیگیری سفارشات شان کاربرد و اهمیت بسیار زیادی دارد.
خواندن این مقاله : معرفی نرم افزار ورد و کاربرد های آن + فیلم آموزشی را به شما پیشنهاد میکنیم
مقرون به صرفه تر بودن نرم افزار در هزینه های توسعه و راه اندازی
برای سیستم های پایگاه داده بسیار بزرگ و گسترده معمولا کاربران و سازمان های بزرگ باید هزینه های بسیار زیادی را برای راه اندازی، نگهداری و توسعه پایگاه داده بپردازند . در واقع این هزینه ها مربوط به زمانی است که آن ها از سیستم های پایگاه داده ای مانند :
- Oracle
- SQL Server
استفاده می کنند. اما با جایگزین کردن این سیستم ها با نرم افزار مایکروسافت Access می توانند تا میزان قابل توجهی در هزینه های خود صرفه جویی کنند و هزینه ها را کاهش دهند. به همین دلیل در بسیاری از موارد، مایکروسافت اکسس به عنوان یک پایگاه داده انتخابی جایگزین در نظر گرفته می شود.
یکپارچه سازی نرم افزار اکسس با سایر برنامه های دسکتاپ
از آنجایی که نرم افزار مایکروسافت اکسس هم یکی از محصولات مایکروسافت آفیس است . این برنامه هم به گونه ای طراحی شده تا به خوبی بتواند با سایر محصولات مجموعه مایکروسافت آفیس ادغام و کارایی بهتری داشته باشد. نرم افزار مایکروسافت Access یک سیستم پایگاه داده بسیار پرکاربرد است.
به همین دلیل سایر تولید کننده ها و توسعه دهندگان نرم افزاری بیش تر تمایل دارند . تا نرم افزار های طراحی شده خود را بیش تر به اکسس متصل کرده تا سایر نرم افزار های مختص دسکتاپ. آن ها غالبا اتصال مستقیمی را بین نرم افزار مایکروسافت اکسس و نرم افزار هایی که طراحی کرده اند، ایجاد می کنند.
سازگاری نرم افزار اکسس یا اتصال پایگاه داده باز یا ODBC
یکی دیگر از ویژگی های برجسته و مزیت های اکسس Access این است که این برنامه به راحتی به پایگاه داده باز متصل است . و با آن سازگاری دارد و می تواند به تمام اطلاعات ذخیره شده در سیستم های ذخیره داده دسترسی داشته باشد. در نتیجه بسیاری از کاربران خصوصا برنامه نویسان از اکسس برای توسعه آسان نرم افزاری خود استفاده می کنند.
خواندن این مقاله : نرم افزار پاورپوینت چیست و چه کاربردهایی دارد؟ را به شما پیشنهاد میکنیم
نگهداری طولانی مدت داده ها
یکی از ویژگی های نرم افزار مایکروسافت Access این است . که می توان تمام داده ها را در فرمت های مختلف دریافت و ذخیره کند . تا به این ترتیب هیچ اطلاعات و داده ای از بین نرود. این ویژگی هم موجب صرفه جویی در زمان شده و هم این که احتمال هر گونه خطا و اشتباهی را از بین می برد.
توزیع راحت
یکی از مزیت های استفاده از نرم افزار اکسس فرمت Jet Database این نرم افزار است . که نه تنها شامل برنامه ها در یک فایل می شود، بلکه امکان دسترسی به داده ها در یک فایل را هم فراهم می کند.
این قابلیت برنامه برای داشتن داده ها و برنامه ها در یک فایل مشترک و واحد، امکان به اشتراک گذاری و توزیع آن ها را بین کاربران مختلف راحت تر می کند.
مقیاس پذیری نرم افزار مایکروسافت اکسس Access
یکی دیگر از مزیت های قابل توجه نرم افزار مایکروسافت اکسس، مقیاس پذیری این برنامه است. بر این اساس اگر شرکت شما در حال رشد است . و اندازه پایگاه داده ای شما به طور مداوم در حال افزایش است . و عملکرد تان رو به کاهش، می توان به راحتی از قابلیت ارتقای این برنامه استفاده کرد و آن را گسترش داد.
اختصاص شناسه منحصر به فرد به بخش های مختلف داده ها
در نرم افزار مایکروسافت Access این امکان وجود دارد تا به هر بخش از اطلاعات ذخیره شده یک شناسه منحصر به فرد اضافه کرد.
با اختصاص این شناسه، کاربری و کنترل داده ها بسیار راحت تر شده و این ویژگی مزیت بسیار بزرگ و مهمی است. این امر موجب کاهش خطاهای انسانی نیز می شود.
اهمیت آموزش و یادگیری کار با نرم افزار مایکروسافت Access
این نرم افزار این همه مزیت و کاربرد دارد . و به همین دلیل هم در کسب و کار های بسیار زیادی از آن استفاده می شود. استفاده از نرم افزار مایکروسافت اکسس در برخی موارد فراتر از یک مزیت است و به یک ضرورت غیر قابل انکار تبدیل شده است.
به نوعی نرم افزار اکسس توانسته تمام نیاز های کاربران خصوصا در مقیاس های بزرگ برای جمع آوری و ذخیره داده را پوشش دهد
. به همین دلیل این برنامه در حال حاضر در سراسر جهان به صورت متمرکز مورد استفاده قرار می گیرد.
اما نکته مهم در خصوص کار با نرم افزار مایکروسافت Access این است که آموزش و یادگیری آن به همین راحتی ها نیست . و نمی توان بدون کمک گرفتن از کلاس ها و دوره های آموزشی کار با اکسس را یاد گرفت.
به همین دلیل گذراندن دوره های تخصصی کار با نرم افزار مایکروسافت Access برای افزایش شانس موفقیت و بهبود توانایی کار با این نرم افزار اهمیت بسیار زیادی دارد.
